Senin, 30 April 2018

Mengelola Kinerja Pengadaan Barang/Jasa


PENDAHULUAN
Berbicara tentang Mengelola Kinerja Pengadaan Barang/Jasa maka kita harus mengetahui terlebih dahulu apa yang maksud dengan kinerja, bagaimana mengelola kinerja, serta seperti apa kinerja dalam pengadaan barang/jasa itu sendiri?
Kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai seseorang atau sekelompok orang dalam suatu organisasi sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam rangka mencapai tujuan organisasi (Prawirosentono, 1999) dalam periode waktu tertentu. Sementara pengelolaan kinerja merupakan suatu pengelolaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan visi bersama dan pendekatan strategis yang terpadu (Wibowo, 2007). jadi pengelolaan kinerja Pengadaan Barang/Jasa dapat diartikan sebagai suatu upaya pengelolaan sumber daya pengadaan barang/jasa untuk mencapai suatu target atau tujuan pengadaan yang mendukung tercapainya tujuan organisasi.
Membahas tentang pengelolaan maka tidak dapat dipisahkan dari proses manajemen, jadi mengelola kinerja itu dimulai dari proses perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi, yang mana dari hasil evaluasi akan menjadi input pada perencanaan perbaikan kinerja berikutnya. Pada tahap perencanaan yang perlu dilakukan ialah menentukan rencana kinerja dimulai dengan menentukan tujuan kinerja, lingkup atau area kinerja, indikator kinerja, dan target kinerja, serta menentukan rencana pengendalian kinerja. Pada tahap pelaksanaan ialah para pihak berupaya melakukan suatu kegiatan yang efektif dan efisien agar kinerja yang telah direncanakan bisa tercapai.  Terakhir tahap evaluasi ialah dengan melakukan pengukuran kinerja, analisis dan interpretasi hasil pencapaian kinerja, dan pelaporan, sehingga dari pelaporan tersebut akan menjadi input pada tahapan perencanaan selanjutnya.


MENENTUKAN LINGKUP PENGELOLAAN KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA
Berdasarkan gambar di atas, dapat dijelaskan bahwa pengelolaan kinerja itu dipengaruhi oleh banyak hal, begitu juga dengan kinerja Pengadaan Barang/Jasa. untuk memperoleh kinerja pengadaan yang baik maka lingkungan pengadaan harus mendukung baik lingkungan ekternal maupun internal organisasi. Lingkungan eksternal organisasi misalnya pihak-pihak yang memiliki keterkaitan untuk menciptakan ekosistem pengadaan yang baik harus berperan optimal secara keseluruhan. Selain itu, ketersediaan anggaran, adanya dukungan kebijakan juga dibutuhkan dalam rangka peningkatan kinerja di pengadaan. Dari sisi lingkungan internal maka harus tersedia kelembagaan yang mapan, terdapat sistem manajemen/pedoman pelaksanaan yang jelas, dan diperkuat dengan Sumber Daya Manusia yang kompeten. Dengan adanya lingkungan pengadaan yang kondusif maka terget dari suatu pengadaan akan tercapai yang pada akhirnya akan mendukung proses tercapainya tujuan organisasi. Setelah kita mengetahui hal-hal yang memepengaruhi kinerja Pengadaan Barang/Jasa, pertanyaan berikutnya apa yang menjadi lingkup pengelolaan kinerja Pengadaan Barang/Jasa.
Pengelolaan kinerja Pengadaan Barang/Jasa dapat dilakukan pada setiap tahapan proses Pengadaan Barang/Jasa dari tahapan Perencanaan, Persiapan Pengadaan, Pemilihan Penyedia, maupun Pelaksanaan Kontrak.
Pada tahapan Perencanaan Pengadaan sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahunn 2018 meliputi identifikasi kebutuhan, penetapan Barang/Jasa, cara dan jadwal, serta anggaran Pengadaan Barang/Jasa. apabila pemenuhan barang/jasa dilakukan melalui penyedia, hal yang perlu dikelola pada saat perencanaan ialah Menyusun Spesifikasi Teknis, menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB), pemaketan Pengadaan Barang/Jasa, konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa, dan menyusun biaya pendukung. Sementara pada tahap persiapan sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Pasal 25 meliputi penetapan HPS, penetapan rancangan kontrak, penetapan spesifikasi teknis, dan menetapkan jaminan.
Selanjutnya pada tahapan pemilihan penyedia meliputi kegiatan  penyusunan dokumen pemilihan, pengumuman pengadaan, kualifikasi penyedia, pemberian penjelasan, pemasukan dokumen penawaran, evaluasi penawaran, penetapan dan pengumuman pemenang, negosiasi, dan sanggah. sementara pada tahap pelaksanaan kontrak meliputi finalisasi dan penandatanganan dokumen kontrak, rencana pengelolaan kontrak, pengendalian pelaksanaan kontrak, dan serah terima hasil pekerjaan.
Setelah kita telah mengetahui apa yang akan kita kelola, selanjutnya kita perlu mengetahui apa yang menjadi target kita dan bagaimana cara untuk mencapainya sehingga kita harus menentukan indikator kinerja dan rencana pengendaliannya.

MENENTUKAN INDIKATOR KINERJA PENGADAAN BARANG/JASA
Indikator Kinerja merupakan sebuah ukuran yang menandakan apakah pencapaian kinerja memenuhi target atau tidak. pendapat lain mendefinisikan Indikator kinerja sebagai nilai atau karakteristik tertentu yang digunakan untuk mengukur output atau outcome. Indikator kinerja juga didefinisikan sebagai alat ukur yang digunakan untuk menentukan derajat keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. pengertian lain menjelaskan bahwa indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif maupun kualitatif untuk menggambarkan tingkat pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, baik pada tahap perencanaan, tahap pelaksanaan maupun tahap setelah kegiatan selesai. selain itu indikator kinerja juga digunakan untuk melihat progres kemajuan dalam rangka menuju tercapaianya sasaran maupun tujuan organisasi yang bersangkutan. Indikator kinerja harus mampu menggambarkan hal sebagai berikut: (a) spesifik dan jelas untuk menghindari kesalahan interpretasi, (b) dapat diukur secara kualitatif maupun kuantitatif, (c) menangani aspek-aspek yang relevan, (c) harus penting atau berguna untuk menunjukkan keberhasilan input, uotput, hasil atau outcome, manfaat ataupun dampak serta proses, (d) fleksiblel dan sensitif terhadap perubahan pelaksanaan (e) efektif dalam artian datanya mudah diperoleh dan diolah.
Kita ambil contoh menentukan indikator kinerja pada tahap Perencanaan yakni dalam menetapkan HPS,  maka kita harus menentukan hal apa saja yang menjadi tolok ukur bahwa pada proses penyusunan HPS itu bisa dianggap kinerjanya bagus, salah satu contoh indikatornya; HPS ditetapkan tidak lebih dari 28 hari kerja sebelum batas akhir pemasukan penawaran, contoh lain nilai HPS yang ditetapkan harus sesuai dengan harga dipasaran (tidak terlalu murah atau terlalu mahal).

PENGUKURAN KINERJA
Pengukuran kinerja adalah proses penilaian kemajuan pekerjaan terhadap tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya, termasuk didalamnya memuat tingkat efisiensi penggunaan sumber daya dalam menghasilkan barang/jasa; kualitas barang/jasa; hasil kegiatan dibandingkan dengan maksud yang diinginkan, dan efektivitas tindakan dalam mencapai tujuan (Robertson, 2002 dalam Mohamad Mahsun, 2006: 25). 
Pengukuran kinerja menurut Lynch dan Cross (1993) dalam Sony Yuwono dkk (2006:29) memiliki manfaat untuk: a) Menelusuri kinerja terhadap harapan pelanggan sehingga akan membawa perusahaan lebih dekat pada pelanggannya dan membuat seluruh orang dalam organisai terlibat dalam upaya memberi kepuasan kepada pelanggan. b) Memotivasi pegawai untuk melakukan pelayanan sebagai bagian dari mata rantai pelanggan dan pemasok internal. c) Mengidentifikasi berbagai pemborosan sekaligus mendorong upaya-upaya pengurangan terhadap pemborosan tersebut. d) Membuat suatu tujuan strategis yang biasanya masih kabur menjadi lebih konkret sehingga mempercepat proses pembelajaran organisasi. e) Membangun konsensus untuk melakukan suatu perubahan dengan memberi ”reward” atas perilaku yang diharapkan tersebut.
Pengukuran kinerja dapat berupa pengukuran kuantitatif dan kualitatif. Pengukuran kuantitatif ditujukan untuk mengukur kinerja pengadaan barang/jasa di area-area yang ukurannya bersifat spesifik dan objektif seperti penghematan biaya, waktu-proses, jumlah partisipasi penyedia dalam proses pemilihan. Instrumen yang digunakan untuk pengukuran kuantitatif dapat berupa laporan atau data operasional, sementara pengukuran kualitatif menyasar pada area kinerja yang ukurannya bersifat subjektif, seperti persepsi terhadap keterbukaan dan transparansi proses, kepuasan pelanggan terhadap pelayanan. instrumen yang digunakan untuk pengukuran kualitatif dapat menggunakan survey atau kusioner.
Jenis ukuran kinerja pada umumnya terdiri dari 3 jenis yaitu Binary, Continuous, dan Restricted Choices. Ukuran Binary ialah jenis ukuran yang hanya memiliki dua hasil, misalnya "Ya" atau "Tidak", sementara ukuran Continuous ialah ukuran yang memiliki kemungkinan hasil dalam rentang tertentu, dapat berupa persentase ataupun nummerik, dan Restricted Choices ialah penggabungan antara Binary dan Continuous.

MENENTUKAN PROGRAM PERBAIKAN
Dalam menetapkan program perbaikan kita harus mengetahui yang sebenarnya kondisi kinerja yang ada saat ini, kita harus mengatahui apa yang menjadi pokok permasalahan dan faktor-faktor apa saja yang menjadi pendorong ataupun penghambat dalam pengelolaan kinerja selama ini, berangkat dari hal di atas kita harus melakukan analisis hasil pencapaian kinerja. Analisis pencapaian kinerja dilakukan dengan cara berikut; membandingkan kinerja aktual dengan target, disagregasi informasi kinerja, dan analisis tren.
Membandingkan kinerja aktual dengan target akan memungkinkan bagi kita untuk mengetahui kesenjangan antara kinerja aktual dengan target, dapat terjadi kinerja aktual lebih tinggi dari target ataupun sebaliknya, sehingga dengan data tersebut kita bisa mencari apa yang menjadi penyebab dari kesenjangan yang ada serta hal-hal apa yang telah diupayakan sebelumnya. cara yang kedua disagregasi yaitu dengan cara memecah informasi kinerja menjadi beberapa komponen yang memberikan informasi di mana letak masalah yang menyebabkan tercapai atau tidak tercapainya target. selanjutnya cara ketiga analisis tren yaitu dengan cara menganilisis hasil pengukuran kinerja dari waktu ke waktu sehingga terbentuk suatu tren, dari hasil analisis ini akan terlihat apakah tren kinerjanya meningkat, menurun, atau stabil.
Setelah kita mengetahui informasi kinerja sebelumnya, selanjutnya kita harus menentukan teknis penyelesaian masalah yang dihadapi yaitu dengan 2 cara:
1. Teknis 5 "Why" atau 5 "Mengapa"

2. Teknis Bagan Fishbone
teknis 5 Why digunakan untuk mencari akar permasalahan dengan mendalami hubungan sebab akibat yang mendasari sebuah masalah tertentu, sementara teknis Fishbone digunakan dengan mengkategorikan beberapa isu utama yang menyebabkan timbulnya suatu masalah.
selanjutnya, setelah kita telah mengetahui informasi detail dari hasil kinerja dan akar pemasalahan yang terjadi, maka kita perlu menetapkan program perbaikan kinerja yang memperhatikan peluang atau risiko yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang serta tindakan-tindakan yang perlu dipersiapkan terkait faktor internal dan faktor eksternal.

Dengan kita mengetahui beberapa informasi di atas, harapannya kita dapat mengelola kinerja pengadaan barang/jasa pada instansi masing-masing, sehingga tujuan pengadaan dan tujuan organisasi dapat tercapai. tulisan ini masih jauh dari kesempurnaan, namun semoga tidak mengurangi maksud hati kami untuk berbagi, semoga dapat berguna dalam rutinitas kita masing-masing.

----------------------------------
Sumber referensi:
Pusdiklat LKPP; Modul Pelatihan Kompetensi Unit Kompetensi Mengelola Kinerja Pengadaan Barang/Jasa.
http://aguskuncoro.id/index.php?modul=news-items&id=38
http://pemerintah.net/pengertian-dan-tipe-indikator-kinerja/
https://perpuskampus.com/pengertian-dan-indikator-kinerja/

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Mengenai Saya

Foto saya
sumenep, Jawa Timur, Indonesia
pegawai di LKPP // mahasiswa MP FIP UNY
 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | WordPress Themes Review